Сокращение затрат на персонал — актуальная задача для HR и бизнеса, особенно в условиях нестабильной экономики. Но экономия не должна означать ухудшение условий труда или массовые увольнения. Правильная стратегия — это пересмотр приоритетов, перераспределение ресурсов и повышение эффективности процессов.
1) Начните с анализа структуры затрат
Прежде чем запускать инициативы по оптимизации, важно понимать, куда уходят основные ресурсы.
Комплексный аудит затрат на персонал даст объективную картину для принятия решений.
Что важно сделать:
Пример: исследование структуры затрат на персонал на крупном металлургическом предприятии в Свердловской области выявило, что фонд оплаты труда составляет 71,5% от общих затрат на персонал, страховые взносы — 21,8%, расходы на охрану труда — 4,3%, прочие расходы — 2,4% (источник – журнал «Human Progress»). При этом установлено, что средства по ряду статей, например, культурно-массовые мероприятия и охрана труда, не используются в запланированных размерах. В результате предложенных мероприятий определена потенциальная экономия средств в размере 12,1 млн рублей.
2) Аудит HR-бюджета и пересмотр приоритетов
Один из самых действенных способов экономии — отказаться от затрат, которые не дают результата. Многие HR-активности продолжаются «по инерции» — хотя не влияют на мотивацию, эффективность или удержание.
Что стоит пересмотреть:
Проведите ревизию и перераспределите средства на действительно работающие инструменты. Например, вместо массовых внешних тренингов инвестируйте в развитие внутренних наставников. Используйте сервисы для тестирования персонала, такие как Talent Space, чтобы выявить пробелы в навыках и направить обучение на реальную потребность.
3) Используйте HR-аналитику для принятия решений
Данные — ваш главный союзник в оптимизации. Сравните уровень вовлечённости, текучести и производительности между подразделениями.
Это поможет выявить:
Используйте оценку кадрового потенциала с помощью теста Beyond Talent от Talent Space, чтобы точно понимать, кого стоит развивать и удерживать.
4) Централизуйте и автоматизируйте процессы
Чем больше ручного труда и дублирования, тем выше затраты. Рассмотрите возможность перехода на централизованные HR-сервисы: единые инструменты для подбора, адаптации, обратной связи.
Пример: Сбербанк внедрил комплексную HR-платформу «Пульс», объединяющую 12 ключевых HR-функций – единое цифровое окно для решения всех кадровых вопросов, в том числе для предоставления руководителям сквозной HR-аналитики в режиме реального времени. Благодаря внедрению HR-платформы:
5) Автоматизируйте повторяющиеся задачи
Автоматизация — мощный инструмент экономии в HR. Особенно для процессов: подбора и оценки кандидатов, управления отпусками и запросами сотрудников, адаптации и регистрации в системах.
Вместо ручной обработки анкет, писем и уведомлений — используйте конструкты автоматических форм, электронные согласования и чат-ботов. Это снизит нагрузку, уменьшит количество ошибок и освободит команду для стратегически важных задач.
6) Проанализируйте актуальность HR-сервисов
Проведите аудит всех платформ, систем и подписок, которые использует HR-команда. Зачастую компании используют:
Что стоит сделать:
7) Повышайте эффективность процессов
Внедряйте принципы бережливого производства и подходы Lean:
Создавайте культуру постоянного улучшения. Даже небольшие корректировки могут дать значимый эффект — как по затратам, так и по вовлечённости.
8) Оптимизируйте систему вознаграждения
Пересмотрите баланс фиксированной и переменной части оплаты труда. Оплата за результат, а не за процесс — важный шаг к управляемости фонда оплаты труда.
9) Работайте на удержание, а не на бесконечный найм
Каждое увольнение — это не только потеря опыта, но и новые затраты на подбор, адаптацию и обучение. Поэтому удержание ключевых сотрудников — эффективная стратегия экономии.
Что помогает:
Пример: компания-дистрибьютор продуктов питания «Проект-Инвест» регулярно сталкивалась с кадровыми проблемами. За счет внедрения HR-платформы, направленной на развитие и удержание персонала компания получила впечатляющие результаты (источник):
Используйте тест оценки управленческого потенциала Beyond Talent от Talent Space, чтобы точно определить, в каких сотрудников действительно стоит инвестировать.
10) Постоянно пересматривайте HR-подходы, но не экономьте на культуре
Хотя сокращение расходов иногда необходимо, не позволяйте ему разрушать душу вашей организации. Ключ к разумной экономии — приоритеты. Инвестируйте в высокоэффективные инструменты и процессы, оптимизируйте остальные, но не забывайте: удержание, мотивация и вовлечённость сотрудников во многом зависят от культуры.
Используя данные для принятия решений, объединяя инструменты и автоматизируя то, что можно автоматизировать, HR-функция становится эффективнее и стратегически ориентированной — без ущерба для человеческого фактора, который обеспечивает процветание компании.
Корпоративная культура помогает экономить:
Сильная культура не требует огромных вложений — она требует внимания, последовательности и искренности. Но именно она позволяет снижать затраты без потерь в качестве.
1) Начните с анализа структуры затрат
Прежде чем запускать инициативы по оптимизации, важно понимать, куда уходят основные ресурсы.
Комплексный аудит затрат на персонал даст объективную картину для принятия решений.
Что важно сделать:
- Разбейте все расходы по основным категориям: оплата труда, подбор, обучение, мероприятия, компенсации, льготы.
- Проанализируйте затраты по подразделениям, функциям, бизнес-направлениям.
- Определите, какие процессы потребляют больше всего ресурсов и при этом не приносят ожидаемой отдачи.
- Отследите динамику расходов во времени: где наблюдается рост, где есть потенциал для сокращения.
Пример: исследование структуры затрат на персонал на крупном металлургическом предприятии в Свердловской области выявило, что фонд оплаты труда составляет 71,5% от общих затрат на персонал, страховые взносы — 21,8%, расходы на охрану труда — 4,3%, прочие расходы — 2,4% (источник – журнал «Human Progress»). При этом установлено, что средства по ряду статей, например, культурно-массовые мероприятия и охрана труда, не используются в запланированных размерах. В результате предложенных мероприятий определена потенциальная экономия средств в размере 12,1 млн рублей.
2) Аудит HR-бюджета и пересмотр приоритетов
Один из самых действенных способов экономии — отказаться от затрат, которые не дают результата. Многие HR-активности продолжаются «по инерции» — хотя не влияют на мотивацию, эффективность или удержание.
Что стоит пересмотреть:
- Неэффективные каналы подбора
- Формальные тренинги без оценки результата
- Корпоративные инициативы с низкой вовлечённостью
Проведите ревизию и перераспределите средства на действительно работающие инструменты. Например, вместо массовых внешних тренингов инвестируйте в развитие внутренних наставников. Используйте сервисы для тестирования персонала, такие как Talent Space, чтобы выявить пробелы в навыках и направить обучение на реальную потребность.
3) Используйте HR-аналитику для принятия решений
Данные — ваш главный союзник в оптимизации. Сравните уровень вовлечённости, текучести и производительности между подразделениями.
Это поможет выявить:
- Проблемные зоны, где ресурсы тратятся, но не приносят результата
- Команды с высоким КПД, чьи практики можно масштабировать
- Резервы в структуре: избыточные роли, дубли функций, перегрузки
Используйте оценку кадрового потенциала с помощью теста Beyond Talent от Talent Space, чтобы точно понимать, кого стоит развивать и удерживать.
4) Централизуйте и автоматизируйте процессы
Чем больше ручного труда и дублирования, тем выше затраты. Рассмотрите возможность перехода на централизованные HR-сервисы: единые инструменты для подбора, адаптации, обратной связи.
- Автоматизация позволяет:
- Снизить трудозатраты HR-команды
- Ускорить стандартные операции (оценка, обучение, документооборот)
- Повысить прозрачность и управляемость процессов.
Пример: Сбербанк внедрил комплексную HR-платформу «Пульс», объединяющую 12 ключевых HR-функций – единое цифровое окно для решения всех кадровых вопросов, в том числе для предоставления руководителям сквозной HR-аналитики в режиме реального времени. Благодаря внедрению HR-платформы:
- Сбербанк получил эффект от внедрения на компанию со штатом 3000+ сотрудников в 41 млн р.
- 65 % кадровых мероприятий Сбера проходят автоматически, без участия кадрового специалиста.
- Сбер сэкономил 58 000 часов рабочего времени кадровиков.
- Сбер удерживает на 10 % больше сотрудников в год (источник).
5) Автоматизируйте повторяющиеся задачи
Автоматизация — мощный инструмент экономии в HR. Особенно для процессов: подбора и оценки кандидатов, управления отпусками и запросами сотрудников, адаптации и регистрации в системах.
Вместо ручной обработки анкет, писем и уведомлений — используйте конструкты автоматических форм, электронные согласования и чат-ботов. Это снизит нагрузку, уменьшит количество ошибок и освободит команду для стратегически важных задач.
6) Проанализируйте актуальность HR-сервисов
Проведите аудит всех платформ, систем и подписок, которые использует HR-команда. Зачастую компании используют:
- Дублирующие системы (например, опросы в трёх разных решениях)
- Платформы, которые больше не используются
- Устаревшие продукты, которые не интегрируются друг с другом
Что стоит сделать:
- Сравнить стоимость и функциональность
- Проверить возможность объединения в одну платформу
- Рассмотреть open-source решения
- Объединить базы знаний, опросы, обучение в единую систему
7) Повышайте эффективность процессов
Внедряйте принципы бережливого производства и подходы Lean:
- Ищите и устраняйте «потери» (лишние согласования, отчёты, встречи без цели)
- Оптимизируйте каждый этап: от запроса на вакансию до выхода сотрудника
- Упрощайте процессы и стандартизируйте повторяющиеся шаги
Создавайте культуру постоянного улучшения. Даже небольшие корректировки могут дать значимый эффект — как по затратам, так и по вовлечённости.
8) Оптимизируйте систему вознаграждения
Пересмотрите баланс фиксированной и переменной части оплаты труда. Оплата за результат, а не за процесс — важный шаг к управляемости фонда оплаты труда.
- Внедряйте KPI и бонусные схемы, завязанные на цели
- Используйте нематериальное признание: похвала, рейтинги, дополнительные выходные
- Внедряйте гибкие форматы занятости: проектная, частичная, почасовая работа
9) Работайте на удержание, а не на бесконечный найм
Каждое увольнение — это не только потеря опыта, но и новые затраты на подбор, адаптацию и обучение. Поэтому удержание ключевых сотрудников — эффективная стратегия экономии.
Что помогает:
- Карьерные маршруты
- Наставничество и поддержка
- Честная обратная связь и вовлечённость руководителей
Пример: компания-дистрибьютор продуктов питания «Проект-Инвест» регулярно сталкивалась с кадровыми проблемами. За счет внедрения HR-платформы, направленной на развитие и удержание персонала компания получила впечатляющие результаты (источник):
- закрытие 80% вакансий внутренними резервами
- снижение стоимости найма до 20-40% рыночного уровня
- среднее время закрытия вакансий сократилось в 2 раза (с 63 до 28 дней)
- текучесть кадров снизилась с 30 до 12%
Используйте тест оценки управленческого потенциала Beyond Talent от Talent Space, чтобы точно определить, в каких сотрудников действительно стоит инвестировать.
10) Постоянно пересматривайте HR-подходы, но не экономьте на культуре
Хотя сокращение расходов иногда необходимо, не позволяйте ему разрушать душу вашей организации. Ключ к разумной экономии — приоритеты. Инвестируйте в высокоэффективные инструменты и процессы, оптимизируйте остальные, но не забывайте: удержание, мотивация и вовлечённость сотрудников во многом зависят от культуры.
Используя данные для принятия решений, объединяя инструменты и автоматизируя то, что можно автоматизировать, HR-функция становится эффективнее и стратегически ориентированной — без ущерба для человеческого фактора, который обеспечивает процветание компании.
Корпоративная культура помогает экономить:
- Снижает текучесть. В компаниях с сильной культурой сотрудники реже уходят, даже если получают более выгодные предложения. Это снижает затраты на подбор, адаптацию и потери знаний.
- Уменьшает управленческие издержки. Когда ценности компании разделяются всеми, снижается необходимость в микроменеджменте, жёстком контроле и дорогостоящих стимулирующих системах.
- Сокращает внутренние конфликты и потери. Культура доверия, обратной связи и ответственности минимизирует затраты на урегулирование споров, смену руководителей, конфликты и профессиональное выгорание.
Сильная культура не требует огромных вложений — она требует внимания, последовательности и искренности. Но именно она позволяет снижать затраты без потерь в качестве.
